Dit artikel had eigenlijk een dag eerder klaar moeten zijn. Toch is me dat niet gelukt: een typisch gevalletje uitstelgedrag.

Hoe kan het toch dat we klussen steeds voor ons uit blijven schuiven? En vooral: hoe kunnen we onze werktijd efficiënter besteden en meer uit een werkdag halen?

Om met de eerste vraag te beginnen: hier valt geen eenduidig antwoord op te geven. Misschien heb je teveel hooi op je vork genomen, en raak je door die enorme berg werk verlamd om die eerste stap te zetten. Misschien ben je steeds afgeleid, waardoor je je niet kan concentreren. Of maak je jezelf wijs dat je nu eenmaal beter presteert onder druk. Maar het kan ook zijn dat je overzicht mist en simpelweg niet weet hoe je moet beginnen, of dat je de klus te saai vindt.

Kortom: uitstelgedrag kan verschillende oorzaken hebben. Wat hierbij op jou van toepassing is, hangt af van de situatie en jouw karakter. Wel zijn er eenvoudige trucs om ervoor te zorgen dat je tijdiger begint en je werktijd efficiënter besteedt.

1. Verdeel je werk in concrete acties

Werk jij ook zo graag met afvinklijstjes? Niets is bevredigender dan al die taken één voor één te kunnen afvinken. Maar als je inzoomt op dat lijstje, zal je waarschijnlijk opvallen dat hier vooral kleine klusjes op staan: een datum prikken voor een vergadering, een factuur versturen of die mail versturen om je collega te bedanken voor zijn feedback. Dat is niet voor niets, want dit zijn de quick wins, die je snel een voldaan gevoel geven.

Tijdrovende taken, zoals een project of een rapport dat je moet schrijven, staan niet op het lijstje of blijven wekenlang achter een maagdelijk leeg vakje op de lijst staan. Juist dát zijn de taken die we vaak voor ons uitschuiven.

Een slimme manier om ervoor te zorgen dat je ook bij die klussen vorderingen maakt, is het werk op te delen in kleine, concrete deeltaken. Schrijf dus niet ‘rapport schrijven’ in je to do-lijst, maar ‘afspraak maken met collega X om hoofdlijnen te bespreken’, ‘concept eerste hoofdstuk schrijven’, ‘collega Y vragen om feedback’, ‘tekst herschrijven’, enzovoorts. Grote kans dat je die klussen alsnog kunt afvinken.

Bovendien helpt het op een rij zetten van alle deeltaken om beter overzicht te krijgen, en daarmee meer grip op je werk.

2. Zorg dat je niet wordt afgeleid

Twee dingen tegelijk doen is een jongleeract die vrijwel niemand beheerst. Je krijgt het meest voor elkaar als je in een zogeheten flow zit. Maar word je hierbij gestoord, dan kost het veel energie om je concentratie weer op te bouwen. Dit is dus verloren tijd.

Wil je meters maken, zorg er dan voor dat je zo min mogelijk kan worden afgeleid. Zoek bijvoorbeeld een stilteplek op of zet een hoofdtelefoon op; eventueel met noicecancelling, die omgevingsgeluiden uitbant.

Daarnaast is het zaak om je bureau op te ruimen, je telefoon op stil te zetten en je e-mailbox en dat chatprogramma met collega’s weg te klikken. Ook is het verstandig om pas aan een nieuwe taak te beginnen als de vorige is afgerond.

Probeer taken die concentratie vergen bij voorkeur op rustige momenten te doen, en plan deze ook in. Verder helpt het om heldere afspraken met je collega’s te maken over welke communicatietools voor welke zaken worden gebruikt. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.

3. Begin de dag met een taak waar je tegenop ziet

We hebben vaak de neiging om klussen waar we tegenop zien voor ons uit te schuiven. Maar je kunt er beter je werkdag mee beginnen. Zo voorkom je uitstelgedrag, breng je je stressniveau aanzienlijk omlaag en krijg je na afronding een veel positiever gevoel.

Bijkomend voordeel is dat je je in de ochtend vaak beter kunt concentreren dan in de middag. Om die reden kun je routineklusjes beter inplannen op momenten dat je wat minder energie hebt.

4. Houd routines tegen het licht

Veel repeterende taken doe je waarschijnlijk op de automatische piloot. Dat is prettig, want omdat je er zoveel ervaring mee hebt, bespaar je er tijd mee.

Maar een valkuil is dat je niet meer stil staat bij het nut of de effectiviteit van die klussen. Houd daarom zo nu en dan je routineklussen eens tegen het licht. Zijn ze nog wel nodig? En kan het efficiënter?

5. Maak een ‘potje onvoorzien’

Elke werkdag volledig vol plannen met vergaderingen, afspraken en andere taken, is hét recept voor frustratie. De kans is groot dat een van die activiteiten meer tijd opslokt dan je had voorzien, waardoor je hele planning in de soep loopt.

Houd daarom in je planning rekening met tegenvallers of onvoorziene taken. En maak er een gewoonte van om aan het begin en einde van de dag je planning nog even na te lopen, om te checken of je geen zaken over het hoofd hebt gezien.

6. Zorg voor een stok achter de deur

Onder het motto ‘vreemde ogen dwingen’ is het slim om je planning met je collega’s te delen. Als je aangeeft wanneer je een taak denkt af te hebben, is de kans groter dat je je ook daadwerkelijk aan die planning houdt.

7. Gun jezelf pauzes

Acht uur achter elkaar aan staan, kan niemand. Maak er daarom een gewoonte van om op gezette tijden te pauzeren. Neem bijvoorbeeld een kop koffie als je een uur geconcentreerd hebt zitten werken. Zo ben je de rest van de dag een stuk productiever, dan wanneer je maar door blijft buffelen, terwijl je concentratie steeds verder afneemt.

8. Durf te delegeren

Vind jij het ook zo lastig om werk uit handen te geven? Probeer het toch eens te doen. Concentreer je op je belangrijkste taken en probeer andere klussen over te laten aan collega's. Dit kan veel tijd besparen.

Vraag je collega’s ook eens om advies over de uitvoering van een taak. Misschien komen zij met waardevolle tips, waardoor dat project beter van de grond komt.

9. … en nee te verkopen

Niemand heeft er iets aan als je iets belooft wat je niet kunt waarmaken, of dat werk blijft liggen omdat je teveel hooi op je vork neemt. Aarzel daarom niet om ook eens nee te zeggen tegen een klus..

Vind je dat moeilijk, probeer dan je collega of opdrachtgever een alternatief aan te dragen (“Ik heb hier helaas geen tijd voor, maar ik kan je wel in contact brengen met X, die hier veel ervaring in heeft”).

10. Vergader effectiever

Een gemiddelde werknemer is ongeveer een kwart van zijn werktijd kwijt met vergaderen. Hier valt dus het nodige te besparen.

Vergader alleen als het echt nodig is, en liefst zo kort mogelijk. Zorg dat voor iedereen het doel van de bijeenkomst helder is en maak een agenda die je puntsgewijs afwerkt. Om te voorkomen dat een vergadering verzandt in gekeuvel of een eindeloze herhaling van zetten, is het verstandig om vooraf te bepalen hoeveel tijd er per onderwerp nodig is, en je hier strikt aan te houden.

Maak van elke vergadering een besluitenlijst en een actielijst waarop precies staat wie wat wanneer doet. Door er een gewoonte van te maken die actielijst aan het begin van de volgende vergadering langs te lopen, is de kans groter dat afspraken ook worden nagekomen.

Tot slot: heb je weleens overwogen om staand te vergaderen? Een actieve houding zorgt voor minder afleiding. Bovendien wijst onderzoek uit dat staand vergaderen bijzonder efficiënt is: deze meetings duren gemiddeld 34 procent korter dan vergaderingen waarbij iedereen onderuit gezakt op een stoel zit, zónder dat wordt ingeleverd op de kwaliteit van de beslissingen.

Lees meer over productiviteit en efficiënt werken: